STYREMØTE i bistandsutvalget.

Tid: Mandag 20. juni 2005 kl. 15.45 – kl. 20.00.
Sted: Norges Døveforbunds møterom.

Tilstede: Hanne Kvitvær, Rune Anda, Trine Våge og Nora Edwardsen Mosand.
Hilde Haualand deltok fra og med sak 15/05.
Rune Anda var tilstede fram til behandling av sak 16/05.
Meldt forfall: Hege Lønning og Vibeke Sverdrup.

Gjest: Stig Krarup-Pedersen, RSESAs generalsekretær Dominic Ouma Majiwa og hans tolk/sekretær Victoria P. Adhiambo (Vicki).
Observatør: Tor-Inge Gausnes.

SAK 13/05 Godkjenning av innkalling og saksliste.
Vedtak: Innkalling og saksliste godkjent.

SAK 14/05 Godkjenning av referat fra bistandsutvalgsmøte 28. febr. -05.
Vedtak: Referatet fra bistandsutvalgsmøte 28. februar 2005 godkjent. For fremtiden sendes referat til medlemmene i e-post som i løpet av én – 1 – uke korrigeres. Formelt vedtak gjøres på neste BU-møte uten ytterligere korrigeringer.

SAK 15/05 Madagaskar prosjektet. Rune har hittil hatt hovedansvar for Madagaskar prosjektet og ber om avløsning pga stort arbeidspress. BU har forståelse for Runes ønske og gir ham stort honnør for utmerket prosjektledelse hittil. Stig Krarup-Pedersen har god erfaring med bistandsarbeid fra tiden i Danske Døves Landsforbunds ulands prosjekter. På slutten av BU møtet sa Stig seg interessert i å ta over hovedansvaret for Madagaskar prosjektet mot at Rune bistår ham i en overgangsperiode fram til 1. september. Trine Våge fortsetter samarbeidet i Madagaskar prosjektet.
Stig, Rune og Tor Inge i fellesskap utarbeider søknad til Atlas alliansen om prosjektmidler i 2006. Den må være Atlas allianse i hende senest 1. sept.
Stig ga orientering om bistandsarbeidet han har deltatt i fra 1985 og frem til 1991. Var bl.a. på Madagaskar og Sudan. Stig observerte at fattigdommen på Madagaskar i 1987 var mye større enn i øvrige afrikanske land. I Kenya var Stig med på å starte døveskole og å utdanne nye lærere, - han gikk da ut og lette etter døve som kunne utdannes til lærere. I Sudan i 1997 var han med på å sette i gang tegnspråkforskning og å lage tegnordbok.
FMM vil prioritere utvikling av organisasjons struktur. Gassiske døve er ivrige og har reist rundt om i landet for å rekruttere og skolere nye døve medlemmer. Eneste problem er døveskolene, - der er de ikke lenger velkomne. Mulig skolene ser på FMM som konkurrent i forbindelse med tegnspråkundervisning? BU tar kontakt med hovedprest Terje J. Johnsen og i samarbeid med ham få oppklart misforståelsen.
Når det gjelder arbeidet med tegnordbok og med utbygging av tolkeutdanning, har FMM holdt seg innen budsjettrammen. Når de er på reiser i forb. med organisasjonsutvikling, tar de fotos av tegnene (FMM har allerede avanserte fotoutstyr). Tolkene er også med på reisene og lærer samtidig tegn fra de ulike områdene. Arbeidet med å etablere tolkeutdanning er i gang, og vi håper den står klar i 2009. NORAD har ikke latt seg imponere av FMMs innsats. BU satser derfor på at inntrykket blir endret til det bedre og at samarbeidet med Atlas alliansen styrkes når Berthe deltar på neste seminar på Madagaskar den 29. august. Hennes reiseutlegg dekkes av Atlas alliansen. Andre som også reiser er Vibeke Sverdrup, Hanne Kvitvær og dersom det finnes dekning i budsjettet, Stig Krarup-Pedersen. På folketrygdens regning deltar Guri Amundsen. Når det gjelder utarbeiding av tegnordbok og utbygging av tolkeutdanning, kan professor Okoth Okombe ved Universitetet i Nairobi, Kenya bli en verdifull ressurs for FMM. Han har stor innflytelse og bred kontaktfelt. På prosjektets regning inviteres professor Okoth Okombe til seminaret 29. august. Hanne/Vibeke sender invitasjonen. Døve fra hele Madagaskar deltar også på seminaret.
Forhåpentligvis får Berthe ved Atlas alliansen et godt inntrykk når hun møter mange gassiske døve fra så vel grasrota som professor fra et universitet (Okoth) og ser aktivitetene som pågår (organisasjons-opplæring, tegnordbok og tolkeutdanning)! FMM har laget rapport over sine aktiviteter. Hanne sender rapporten til BU medlemmene. Vibeke bes om å kontakte Atlas alliansen vedrørende spørsmål om søknadsfrist 1. sept.
Rune (med kopi til Trine) sender e-post til Dimby og forbereder ham på å lage søknad om prosjektmidler for 2006. Budsjettet må også inneholde utgifter til reiser fra/til Norge og diverse administrasjonsutlegg. Patrick Kermit som deltok på turen til Madagaskar i april som Guri Amundsens stedfortreder, fremla et ønske fra en gruppe tolker på Madagaskar om å få økonomiske midler til å delta på tegnspråk -konferanse for tolker i Afrika.
Vedtak: Årets budsjett gir ingen mulighet for å bidra med pengestøtte til tolkenes deltakelse på tegnspråkseminar i Afrika. Slike utgifter kan imidlertid føres opp på søknad om midler i 2006. FMM må sende oss budsjett forslag for 2006 senest 15. august. Ellers inneholder søknad for 2006 i hovedsak samme post som for 2005, bare mer omfattende og at arbeidet må videreføres. Fra NDF, på prosjektets regning, reiser Hanne Kvitvær, Vibeke Sverdrup, ev. Stig Krarup-Pedersen og Okoth Okombe til seminaret i august.

SAK 16/05 RSESA prosjektet.
Hilde orienterte at Dominic Ouma Majiwa og hun har vært i Atlas alliansen for å diskutere Atlas allianses rolle når NDF innleder et samarbeid med RSESA sekretariat fra 01.07.05. Dessverre har de allerede begynt på 3 ukers ferie, så signeringen må skje etter ferien. SHIA og SDR har i samarbeid støttet RSESA sekretariatet de siste 10 årene. RSESA lager rapporter og fremlegger regnskap fra RSESAs virksomhet 3 ganger i året til orientering (15/5, 15/7 og 15/10) og én gang i året (15/1) helårs rapport med revidert regnskap. Vi tar sikte på å bruke en lokalt autorisert revisor som er anbefalt av konsulatet. RSESA tar kontakt med disse ved ankomst. RSESA har nå i 2005 to hovedaktiviteter: SWOT analysen og gjennomføring av RSESAs generalforsamling til høsten.
Det har kommet 4 søkere til SWOT prosjektet-utredningen. Krav for tilsetting er strenge, og RSESA overlater til en konsulent å foreta utvelgelsen.
Det blir et problem å gjennomføre generalforsamling i Zimbabwe, så de er i kontakt med Zambia for å se om generalforsamlingen kan holdes der. Generalforsamlingen gjennomføres hvert 4. år med valg etc. Til andre samlinger enn generalforsamlingen ble det diskutert om det skal settes et tak på en deltaker fra hvert land, ellers kan det fort bli dyrt. Ulempen med dette er at det kan bli vanskelig for deltakerne å diskutere videre med noen etter seminarene over ca en uke.
RSESA har også god kontakt med Madagaskar. RSESA kan bidra med sine erfaringer og støtte deres arbeid med organisasjonsutbygging og utarbeiding av tegnordboken.
Ouma lager plan for 2006 som sendes oss. Planen vil inneholde prioriterte tiltak som regionale samlinger og at disse må bli bedre. Yte konsultativ tjeneste til den som er engasjert i SWOT analysen. Hilde ber om å få årsrapport ca. 3 mndr. før fristen til Atlas alliansen. Ouma regner med å få laget ferdig rapporten på 1 uke…, skal lage den i desember måned og sende til Hilde i januar 2006.
Hilde jobber videre med samarbeidsavtalen, og sender en ny versjon til RSESA før en endelig versjon godkjennes og underskrives av NDF og RSESA.
Det satses på at Vibeke og Hanne deltar i RSESAs generalforsamling i november 2006.

SAK 17/05 Atlas alliansen – søknad for år 2006.
Vibeke er den som har oversikt og best kjennskap til søknadsprosedyrer, men er ikke tilbake fra ferien før mandag 18. juli. Hilde deltar følgelig alene på seminaret i Atlas allianse tirsdag 21. juni -05 der temaet er: ”Hvordan planlegge og å sette i gang prosjektarbeid”.
Vedtak: Ouma og Hilde utarbeider RSESAs årsplan for 2006 som sendes Atlas alliansen. Trine, Rune og Stig utarbeider rapport for Madagaskar prosjektet. Tor Inge har ansvar for regnskap for begge prosjektene. Hilde deltar i seminaret i Atlas alliansen 21. juni 2005. BU ber NDF styret å bidra til at Vibeke Sverdrup tilsettes fast som NDF/BUs kontaktperson utad og ellers ha sekretær funksjon i BU.

SAK 18/05 Palestina prosjektet.
Det foreligger nå evaluering fra SINTEF ved Marit Hoem Kvam og Onar Aanestad. Prosjektet startet i 1999, skulle vært ferdig i 2004, men ble forlenget til 2005. Denne evalueringen konkluderer bl.a. med at

- Hovedmålene var vanskelig å operasjonalisere. Prosjektet har ikke nådd de to hovedmålene: å etablere døveorganisasjon (døveforbund) og å implementere tospråklig undervisning i døveskolene. Prosjektet hadde vært tjent med en strammere ledelse fra norsk og palestinsk side og en tydeligere definering av mål. Målbeskrivelsene burde vært bedre og det burde vært tettere oppfølging. Ideologiske motsetninger mellom NDF og Signo med hensyn til samarbeidspartnere og lokale forhold (”… NDF wants to collaborate with deaf people in Palestine, and establishing a Union for the deaf has been the main focus. Signo seems to be more tending against the Ministries as a collaborating partner”), samt døvefaglige vurderinger og inkludering av Gaza har hatt konsekvenser for implementeringen.
- Tegnspråkets status har økt som følge av prosjektet, god effekt av tegnspråktolk og egne programmer for døve. Kartlegging av behov anbefales. Tegnspråk er mer kjent og akseptert blant folk i Palestina. Det er store lokale variasjon i palestinsk tegnspråk. Systemet som er bygget opp for SMS-meldinger er positivt.

Forslag til videreføring:
- Videre støtte til opprettelse og drift av palestinsk døveunion v/NDF.
- Utvikle flere TV-programmer for døve. Samarbeid mellom Døves Media og ulike tv-stasjoner i Palestina.
- Etablere utdanningstilbud for tegnspråktolker i Palestina. Samarbeid med UFD, MoE, UiO/HiST og Signo/NDF.

Prosjektgruppa selv har tenkt seg en videreføring basert på signaler fra Signo om delt prosjektansvar:
- Signo tar ansvar for samarbeid med Ministry of Education (MoE) og bidrar i arbeidet med å bygge opp ressurssenter for spesialpedagogikk knyttet til offentlige skoler. Disse ressurssentrene skal gi tilbud til alle typer funksjonshemmede, men har foreløpig ikke noen ansatte som kan betjene hørselshemmede (tunghørte og døve). Ønsket om vårt bidrag er kommet fra DIAKONIA og MoE.
- NDF fortsetter støtten til døvegruppene om etablering av union og oppbygging av denne.
- I tillegg støtte til videreføring av tolk på TV og produksjon av TV – programmer på tegnspråk og opprettelsen av tolkeutdanning og tolketjeneste. Prosjektgruppa mener begge kan inkluderes i evt. prosjektsøknad.
Vedtak: BU er skeptisk til at NDF skal inngå samarbeid med Signo. Dette begrunnes med at Palestina prosjektet, etter BUs syn, har brutt grunnleggende prinsipper for bistandsarbeid blant døve. Vi har bl.a. WFDs strategi for bistandsarbeid, utarbeidet av medlemsorganisasjoner i utviklingsland. Der står det bl.a.: initiativ til samarbeid må komme fra mottagerlandet, og ikke fra giverlandet. Prosjektet skal drives av døve selv – og i samsvar med (giverlandets) organisasjonens mål og etiske retningslinjer. Evalueringsrapporten fra Sintef tyder på at prosjektet har begynt ”i feil ende”, da det er ’hørende’ som har styrt hele prosessen i Palestina. Palestinske døve har ikke vært og kommer heller ikke til å være premissleverandør for utvikling av tospråklig undervisning i døveskolene, ei heller utforming av tolkeutdanning og heller ikke i produksjon av TV-programmer på tegnspråk. BU reagerer også på at prosjektet vil innføre ’ett tegnspråk for hele landet’ på tross av store lokale tegnspråkvarianter (”… The people from Gaza and their sign language were more connected to Egypt and the people from the West Bank felt more connected to Jordan”). Utgangspunkt for å bygge opp døveorganisasjon i Palestina er heller ikke så god da døve i løpet av prosjektperioden på 6 år ikke har klart å fortsette for ”egen maskin” (”…Meeting were only arrange when the Norwegians were to come, ”and afterwards nothing happens”. Hence they wanted the Norwegians to come more often.”)
BU er av den oppfatning at for å yte god bistand må etiske grunnprinsipper være tilstede allerede fra starten av. Døve i mottakerland må selv mobiliseres og være initierende til utforming av sine behov for tjenester etc. Vårt mål må bli: Gi folk (døve) mulighet til å snakke for seg selv og å ta ansvar for sitt liv.
BU anbefaler at NDF ikke inngår videre samarbeid med Signo.

SAK 19/05 Nordisk samarbeid.
Vedtak: a) BU stiller seg positivt til nordisk EU samarbeid med det finske døveforbundet som hovedansvarlig for bistandsprosjekter. BU vil ev. lære av nabolandenes mangeårig erfaring og faglig kompetanse i bistandsarbeid. Eneste reservasjon er økonomiske konsekvenser, - der må forbundsstyret ta den endelige avgjørelsen.
b) BU er interessert i å delta på internasjonalt møte i Finland i oktober, men siden BU ikke har egen post for slike utlegg, må forbundsstyret også her ta avgjørelsen. Hanne deltar som NDFs representant.

SAK 20/05 Bistandsutvalget.
Hanne og Vibeke mener BU har for sjeldne møter (4 ggr. i året), noe de øvrige medlemmene sa seg enige i. Det bør i budsjett for 2006 legges opp til hyppigere BU møter! BU medlemmer velges for 4 års periode.
Vedtak: I BU fortsetter Rune som vanlig medlem, Nora fortsetter som BUs faste møtereferent og Trine fortsetter som vanlig medlem. Hilde fortsetter også, men ikke som leder fordi hun flytter til USA i november 2005 og blir der i 9 mndr. Hege Lønning går ut, inn kommer Stig Krarup-Pedersen som BU medlem. Irene Greftegreff er ikke lenger NDF styrets representant da hun ikke lenger sitter i styret. Hanne går inn som NDF styrerepresentant. Som leder for BU velges Hanne (som privatperson i egeninteresse for bistandsarbeid). Vibeke anmodes om å fungere som BUs sekretær, jfr. sak 17/05, vedtak, siste avsnitt.

SAK 21/05 Regnskap og budsjett.
Tor Inge ga redegjørelse for praksisen i regnskapsarbeid og budsjett oppsettingen. Året 2003 var “sjokkartet” med elendig oppfølging av regnskapsprosedyre og sviktende overholdelse av budsjettrammen. Atlas alliansen fikk ikke rapport og regnskap i tide. Fikk mas og telefoniske purringer fra Atlas alliansen; flaut og pinlig for Tor Inge! Regnskapet for 2004 var rene “slalåmkjøring”, altså ikke så god som det burde vært.
Tor Inge fikk tilslutt hjelp fra Atlas alliansen og deltok på et økonomisk forum som ga Tor Inge verdifull kunnskap.
BU må heretter kvalitetssikre regnskapet og sørge for langt bedre informasjon mellom utvalgsmedlemmene og regnskapsføreren!
Alle organisasjoner som får tildelt midler fra Atlas alliansen/NORAD er forpliktet til å følge reglene som er nedfelt i dokumentet ”Prinsipper og retningslinjer for bruk av midler”. Alle BU medlemmer må lese dette dokumentet, kjenne til og følge opp disse grunnleggende prinsipper!
I ”Prinsipper og retningslinjer for bruk av midler” er bl.a. to sentrale definisjoner i bistandsarbeidet som vi må klare å skille fra:
- Bistandsvirksomhet som er et samlebegrep for utviklingsprosjekter. Alle utlegg som brukes i mottakerlandet og utlegg til faglig bistand fra giverlandet.
- Bistandsadministrasjon som er administrativ oppfølging av prosjektvirksomheten.
Her må vi være veldig nøye med å overholde tidsfrister og å bruke korrekt fremgangsmåte i søknadsoppsettet.
Eksempel på bistandsvirksomhet: Trine og Rune fører opp antall timer de brukte på Madagaskar, og må spesifisere hva som er gjort.
Bistandsadministrasjon utgjør 10 % av tilstått tilskudd til prosjekter. Hvis vi ikke klarer å bruke hele prosjekttilskuddet, reduseres administrasjons-tilskuddet tilsvarende. Derfor viktig å bruke hele prosjekttilskuddene! Pengene til bistandsadministrasjon kan gå til lønn for å skrive søknader, fylle ut skjemaer, skrive rapport, lage regnskap, oversettelser, telefonutlegg, reiseutlegg som Ål – Oslo t/r og liknende.
I retningslinjene legges det vekt på klare ansvarsfordeling; - hvem har ansvar for hva, der må det stå navn på den som skal ha ansvar for det og det… ! Det er BU som skal sette opp søknader med budsjett, pengebeløp, bruk av ansatte/lønn til ansatte etc., det er ikke Tor Inges oppgave. Budsjettet sender vi til Tor Inge, og han vil da sørge for å sette inn tallene på de rette skjemaene. Tilslutt sender Tor Inge skjemaene til Atlas alliansen innen tidsfristen. Det er også viktig å foreta budsjett revisjon og denne må også sendes til Tor Inge, minst 1 uke før fristen går ut!
Viktige datoer er: 15. juni og 15. oktober/1. november. Frist 15. juli, sende til Hilde 1. juli., Når det gjelder regnskap for RSESA sender Tor Inge dette til Hilde for sjekking, hun returnerer budsjettrevisjonene til Tor Inge som så sender det til Atlas alliansen.
Regnskap skal være ferdig revidert innen 31/3, - Tor Inge må ha alle bilag etc. tilsendt senest 28/2. Ellers krever regnskapet enormt mye forarbeid, det er hele 9 maler/ skjemaer som må fylles ut for hvert prosjekt! Sliter spesielt med å få dokumentasjon på beløpene som er brukt. Må få rapport på hva pengene er brukt til! Rapporten skal utarbeides av prosjektleder, mens regnskapet utføres av mottakerlandet. Dette regnskapet må så omarbeides og tilpasses vårt regnskaps system. Svært tidkrevende og slitsomt arbeid.
Rapport fra Madagaskar var tidligere for sene med innlevering. En gang var både Tor Inge og Rune fornøyde med regnskapet og hadde sendt det til Atlas alliansen innen tidsfristen. Men 14 dager etter kom Madagaskar med nye tall. Stor var fortvilelsen hos Tor Inge og Rune. Måtte bruke mye tid på å rette opp, forklare for revisoren og Atlas alliansen.
Viktig å innarbeide gode rutiner, også i mottakerlandet. Forhåpentligvis blir det bedre etter hvert som vi får erfaring. Tor Inge vil sende oss notat om hva vi må passe på / være oppmerksomme på…

Neste sak: Deaf Aid utsettes til neste BU-møte.
Ingen saker under Eventuelt.

Nora, ref.